Περιγραφή θέματος

  • Εισαγωγή

    Καλωσήρθατε στο επιμορφωτικό πρόγραμμα με τίτλο ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΗ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΕΓΓΡΑΦΩΝ.

    Το πρόγραμμα απευθύνεται σε νέα στελέχη του Υπουργείου Ψηφιακής Διακυβέρνησης και περιλαμβάνει ασύγχρονη, αλλά και σύγχρονη (εξ αποστάσεως και δια ζώσης) εκπαίδευση.

    Οι στόχοι του προγράμματος είναι:

    • να γνωρίσουμε τις βασικές διατάξεις για τα ηλεκτρονικά έγγραφα και τις ηλεκτρονικές υπογραφές
    • να μπορούμε να υπογράφουμε ηλεκτρονικά τα έγγραφά μας τόσο διαδικτυακά μέσω της πλατφόρμας WEBSIGN όσο και με τη χρήση του Συστήματος Ηλεκτρονικής Διαχείρισης Εγγράφων (Σ.Η.Δ.Ε.) που χρησιμοποιεί το Υπουργείο Ψηφιακής Διακυβέρνησης
    • να μάθουμε να ελέγχουμε την εγκυρότητα των εγγράφων που δημιουργούνται με χρήση ΤΠΕ κατά τη διακίνησή τους τόσο στον ηλεκτρονικό κόσμο όσο και τυπωμένα στον έγχαρτο κόσμο
    • να αναγνωρίσουμε την αξία της χρήσης των Τεχνολογιών Πληροφορικής και Επικοινωνίας (ΤΠΕ) από τους φορείς του δημόσιου τομέα τόσο για τις ανάγκες της λειτουργίας τους, όσο και για την υποστήριξη της άσκησης των αρμοδιοτήτων και των συναλλαγών τους με φυσικά ή νομικά πρόσωπα ή νομικές οντότητες.


    Για επίλυση αποριών μπορείτε να κάνετε χρήση του chat καθημερινά 20.00-21.00 ή να αποστέλλεται email στο p.mermigki@gsis.gr  .


    Προς διευκόλυνσή σας θα βρείτε πιο κάτω:
    1. το πρόγραμμα του σεμιναρίου
    2. οδηγίες χρήσης της πλατφόρμας webex 
    3. οδηγίες χρήσης του moodle
    4. χάρτη με την ακριβή τοποθεσία του ΕΚΔΔΑ
    5. και το λινκ σύνδεσής σας στο webex.

  • Κουίζ αυτοαξιολόγησης

  • Άσκηση 1: Πρωτοκόλληση Εισερχομένου Εγγράφου

    Σας ζητείται να πρωτοκολλήσετε ως εισερχόμενο ένα έγγραφο ακολουθώντας τα παρακάτω βήματα:

    1.    Δημιουργήστε στον Η/Υ σας, δύο νέα έγγραφα στο Word: α) ένα όνομα «ΑΝΑΦΟΡΑ» και με κείμενο Αναφορά Συνηγόρου του Πολίτη  και  β) ένα με όνομα «ΣΤΟΙΧΕΙΑ» και κείμενο Πρόσθετα Στοιχεία και αποθηκεύστε τα σε ένα φάκελο στον Η/Υ σας,  που θα δημιουργήσετε με τίτλο ΠΡΑΚΤΙΚΗ ΑΣΚΗΣΗ ΣΗΔΕ.

    2.    Εισάγετε στο ΣΗΔΕ ένα νέο εισερχόμενο έγγραφο πατώντας  και επιλέγοντας "Εισερχόμενο".

    3.    Στην Καρτέλα "Βασικά" oρίστε ως Θέμα Εγγράφου “Αναφορά Συνηγόρου του Πολίτη”.

    4.    Στην Καρτέλα "Βασικά" επιλέξτε ως Έγγραφο σε Ψηφιακή Μορφή το αρχείο με όνομα «ΑΝΑΦΟΡΑ».

    5.    Στην Καρτέλα "Βασικά" ανεβάστε ως Συνημμένα Αρχεία το αρχείο με όνομα «ΣΤΟΙΧΕΙΑ».

    6.    Στην Καρτέλα "Πρωτόκολλο" ορίστε ως Α.Π. Αποστολέα έναν τετραψήφιο αριθμό (π.χ. τα τελευταία 4 ψηφία του τηλεφώνου σας).

    7.    Στην Καρτέλα "Πρωτόκολλο" ορίστε ως ημερομηνία αποστολής τη σημερινή.

    8.    Στην Καρτέλα "Πρωτόκολλο" ορίστε ως αποστολέα στο πεδίο Επωνυμία το «Συνήγορος του Πολίτη».

    9.    Στην Καρτέλα "Λοιπά" καταγράψτε σαν σχόλιο την φράση “Κατά Προτεραιότητα”.

    10.  Στην Καρτέλα "Λοιπά" ορίστε ως Προτεραιότητα "Εξαιρετικά Επείγον".

    11.  Στην Καρτέλα "Λοιπά" ορίστε ως Διαβάθμιση "Εμπιστευτικό".

    12.  Αποθηκεύστε το Εισερχόμενο στο ΣΗΔΕ.

    13.  Στο πεδίο της επισκόπησης του εγγράφου επιλέξτε το  για να προβάλλετε το πρωτοκολλημένο έγγραφο.

    14.  Αποθηκεύστε το πρωτοκολλημένο έγγραφο πατώντας λήψη  στον φάκελο του Η/Υ σας  ΠΡΑΚΤΙΚΗ ΑΣΚΗΣΗ ΣΗΔΕ  και μετονομάστε το ληφθέν αρχείο σε ΕΠΩΝΥΜΟ ΣΑΣ-ΕΙΣΕΡΧΟΜΕΝΟ.

    15.  Ανεβάστε το αρχείο στην πλατφόρμα elearning.ekdd.



  • Άσκηση 2: Δημιουργία Σχεδίου Εγγράφου

    Σας ζητείται να απαντήσετε το εισερχόμενο έγγραφο με τίτλο «Αναφορά του Συνηγόρου του Πολίτη», που δημιουργήσατε στην Άσκηση 1. Για το σκοπό αυτό πρέπει να δημιουργήσετε, υπογράψετε και αποστείλετε στον επόμενο υπογράφοντα σχέδιο εγγράφου, με συγκεκριμένα χαρακτηριστικά, ακολουθώντας τα παρακάτω βήματα:

    Δημιουργήστε δύο νέα έγγραφα στο Word: α) ένα με κείμενο Απάντηση σε καταγγελία και όνομα «ΑΠΑΝΤΗΣΗ» και β) ένα με κείμενο Ιστορικό Υπόθεσης και όνομα «ΙΣΤΟΡΙΚΟ» και αποθηκεύστε τα σε έναν φάκελο στον Η/Υ σας με όνομα ΠΡΑΚΤΙΚΗ ΑΣΚΗΣΗ ΣΗΔΕ.

    1.    Δημιουργήστε στο ΣΗΔΕ ένα νέο σχέδιο εγγράφου επιλέγοντας  και "Σχέδιο".

    2.    Στην Καρτέλα "Βασικά" oρίστε ως Θέμα Εγγράφου «Απάντηση σε καταγγελία».

    3.    Στην Καρτέλα "Βασικά" επιλέξτε ως  Έγγραφο σε Ψηφιακή Μορφή το αρχείο με όνομα «ΑΠΑΝΤΗΣΗ».

    4.    Στην Καρτέλα "Βασικά" ανεβάστε ως Συνημμένα Εσωτερικής Χρήσης το αρχείο με όνομα «ΙΣΤΟΡΙΚΟ».

    5.    Στην Καρτέλα "Βασικά" συσχετίστε το σχέδιο σας με το εισερχόμενο που σας έχει χρεωθεί με τίτλο «Αναφορά Συνηγόρου του Πολίτη»  με τη σχέση «Απάντηση».

    6.    Στην Καρτέλα "Διανομή" ορίστε ως εξωτερικό αποδέκτη το Συνήγορο του Πολίτη.

    7.    Στην Καρτέλα "Διανομή" ορίστε ως εσωτερικό αποδέκτη κοινοποίησης τη Γενική Διεύθυνση.

    8.    Στην Καρτέλα "Λοιπά" ορίστε ως Προτεραιότητα "Επείγον".

    9.    Στην Καρτέλα "Λοιπά" ορίστε ως Διαβάθμιση "Εμπιστευτικό".

    10.  Στην Καρτέλα "Υπογραφές" ορίστε ως τελικό υπογράφοντα του σχεδίου την Οργανική Μονάδα Διεύθυνση.

    11.  Στην Καρτέλα "Υπογραφές" ορίστε ως Προσυπογράφοντα το Τμήμα Εσωτερικού Ελέγχου.

    12.  Αποθηκεύστε το Σχέδιο στο ΣΗΔΕ.

    13.  Υπογράψτε το σχέδιο χρησιμοποιώντας τη  Συστημική σας Υπογραφή.

    14.  Αποστείλατε το Σχέδιο στον Προϊστάμενο του Τμήματος Α για υπογραφή.

    15.  Στο πεδίο της επισκόπησης του εγγράφου επιλέξτε το  για να προβάλλετε το σχέδιο εγγράφου.

    16.  Αποθηκεύστε το Σχέδιο πατώντας λήψη  στον φάκελο του Η/Υ σας  ΠΡΑΚΤΙΚΗ ΑΣΚΗΣΗ ΣΗΔΕ  και μετονομάστε το σε «ΕΠΩΝΥΜΟ ΣΑΣ-ΣΧΕΔΙΟ».

    17.  Ανεβάστε το αρχείο στην πλατφόρμα elearning.ekdd.gr.



    • Υποβολή Άσκησης 2 Ανάθεση εργασίας

      Καλείστε να κάνετε τα σενάρια χρήσης που περιγράφονται ανωτέρω και να υποβάλετε μέσω αυτής της Ανάθεσης Εργασίας το συμπληρωμένο αρχείο με τις απαντήσεις.

  • Άσκηση 3: Εξερχόμενο - Αναρρωτική άδεια με Υπεύθυνη Δήλωση

    Σας ζητείται να αποστείλετε στην αρμόδια οργανική μονάδα υπεύθυνη δήλωση σας για λήψη αναρρωτικής άδειας μίας ημέρας, ακολουθώντας τα παρακάτω βήματα:

    1.    Δημιουργήστε στο ΣΗΔΕ ένα νέο εξερχόμενο έγγραφο πατώντας   και επιλέγοντας "Εξερχόμενο".

    2.    Επιλέξτε στην καρτέλα "Είδος" στα "Ειδικά Πεδία" την κατηγορία εγγράφου "Αναρρωτική με Υπεύθυνη Δήλωση".

    3.    Ελέγξτε στην καρτέλα "Βασικά" ότι συμπληρώθηκε αυτοματοποιημένα το θέμα.

    4.    Συμπληρώστε τα σχετικά πεδία στην καρτέλα "Μεταδεδομένα" έτσι ώστε να είναι πλήρης η καταχώρηση της Αναρρωτικής Άδειας με Υπεύθυνη Δήλωση (δεν χρειάζεται να συμπληρώσετε πραγματικά στοιχεία).

    5.    Αποθηκεύστε το Εξερχόμενο έγγραφο στο ΣΗΔΕ.

    6.    Αποστείλετε το Εξερχόμενο έγγραφο στην κατάλληλη υπηρεσία που χειρίζεται τις Αναρρωτικές Άδειες (ΑΔΑΔΟ) επιλέγοντας από το μενού ενεργειών την "Αποστολή σε άλλη Υπηρεσία".

    7.    Από το μενού ενεργειών επιλέξτε να προβάλλετε το  για να δείτε τις κινήσεις που πραγματοποιήθηκαν επί του Εξερχομένου εγγράφου.  Eπιλέξτε το σωστό εικονίδιο  για την εξαγωγή του ιστορικού σε αρχείο pdf, το οποίο αποθηκεύστε στον υπολογιστή σας.

    8.    Στο πεδίο της επισκόπησης του εγγράφου επιλέξτε το  για να προβάλλετε την Αίτηση Αναρρωτικής Άδειας με Υπεύθυνη Δήλωση σε ψηφιακή μορφή.

    9.    Αποθηκεύστε το εξερχόμενο (ΥΔ Αναρρωτικής Άδειας) πατώντας λήψη  στον φάκελο του Η/Υ σας  ΠΡΑΚΤΙΚΗ ΑΣΚΗΣΗ ΣΗΔΕ  και μετονομάστε το σε "ΕΠΩΝΥΜΟ ΣΑΣ-ΕΞΕΡΧΟΜΕΝΟ" στον φάκελο ΠΡΑΚΤΙΚΗ ΑΣΚΗΣΗ ΣΗΔΕ.

    10.  Ανεβάστε δύο αρχεία α) του ιστορικού και β) της αίτησης αναρρωτικής άδειας στην πλατφόρμα elearning.ekdd.gr.



    • Υποβολή Άσκησης 3 Ανάθεση εργασίας

      Καλείστε να κάνετε τα σενάρια χρήσης που περιγράφονται ανωτέρω και να υποβάλετε μέσω αυτής της Ανάθεσης Εργασίας το συμπληρωμένο αρχείο με τις απαντήσεις.

  • Άσκηση 4: Αναζήτηση με φίλτρα

    Σας ζητείται να αναζητήσετε και να εξάγετε σε excel τα στοιχεία όλων των εγγράφων που έχετε δημιουργήσει από 01/03/2021 έως σήμερα, ως υπάλληλος του Τμήματος Α, ακολουθώντας τα παρακάτω βήματα:

    1.     Επιλέξτε την κατηγορία Φίλτρα πατώντας το βελάκι για να εμφανιστεί το μενού των φίλτρων.

    2.     Στο πεδίο Ημερομηνία Δημιουργίας ορίστε ως Χρονικό Διάστημα “Προσαρμοσμένο”.

    3.     Στο πεδίο Από ορίστε ημερομηνία 01/03/2021 .

    4.     Στο πεδίο Έως ορίστε ημερομηνία την σημερινή ημερομηνία.

    5.     Εφαρμόστε τα φίλτρα επιλέγοντας το κουμπί Εφαρμογή.

    6.     Παρατηρήστε στην περιοχή Κατάλογος Εγγράφων το αποτέλεσμα της εφαρμογής των φίλτρων. Θα πρέπει να εμφανίζονται τα εισερχόμενα/εξερχόμενα έγγραφα που δημιουργήσατε στις προηγούμενες ασκήσεις 1 και 3, καθώς επίσης και άλλα έγγραφα προηγούμενων εκπαιδευομένων.

    7.     Στην περιοχή Κατάλογος Εγγράφων (γραμμή τίτλου) επιλέξτε το σωστό εικονίδιο για την εξαγωγή των αποτελεσμάτων της αναζήτησης σε αρχείο excel.

    8.     Αποθηκεύστε το παραγόμενο αρχείο του excel στον φάκελο ΠΡΑΚΤΙΚΗ ΑΣΚΗΣΗ ΣΗΔΕ  με όνομα  ΕΠΩΝΥΜΟ ΣΑΣ-ΦΙΛΤΡΑ.  Ανοίξτε το excel και παρατηρείστε το αποτέλεσμα της παραχθείσας αναφοράς.

    9.      Ανεβάστε το αρχείο excel στην πλατφόρμα elearning.ekdd.gr.


    • Υποβολή Άσκησης 4 Ανάθεση εργασίας

      Καλείστε να κάνετε τα σενάρια χρήσης που περιγράφονται ανωτέρω και να υποβάλετε μέσω αυτής της Ανάθεσης Εργασίας το συμπληρωμένο αρχείο με τις απαντήσεις.

  • Τόπος διεξαγωγής δια ζώσης μαθημάτων

  • Links σύνδεσης στο Webex

  • FORUM ανταλλαγής απόψεων

    • Συνεργασία Φόρουμ
      Για την καλύτερη αλληλεπίδραση της ομάδας θα λειτουργεί κατά τη διάρκεια του σεμιναρίου το παρόν φόρουμ για την ανταλλαγή απόψεων.

  • Επίλυση Αποριών Ενότητας

  • Χαρτογράφηση προϋπαρχουσών γνώσεων και προσδοκιών

  • Θεσμικό πλαίσιο ηλεκτρονικών εγγράφων και ηλεκτρονικών υπογραφών

  • Αυτό το θέμα

    Οδηγίες χρήσης της εφαρμογής websign

  • Χρήση εγκεκριμένης ηλεκτρονικής υπογραφής στο ΣΗΔΕ

  • Άσκηση 1η Υπογράφοντας μέσω WEBSIGN

    Δημιουργήστε στο word ένα έγγραφο με τίτλο "δοκιμαστικό υπογραφής" και με περιεχόμενο το κείμενο "δοκιμαστικό υπογραφής" και το ονοματεπώνυμό σας.
    Μεταβείτε στην πλατφόρμα websign πατώντας εδώ . Ανεβάστε το αρχείο word που δημιουργήσατε επιλέγοντας τη μετατροπή του σε pdf και υπογράψτε το με χρήση της εγκεκριμένης ηλεκτρονικής υπογραφής σας.
    Αποθηκεύστε το υπογεγραμμένο αρχείο pdf , ώστε στη συνέχεια να το υποβάλλετε ως απάντηση στην παρούσα άσκηση. 


  • Άσκηση 2η Έλεγχος εγκυρότητας ηλεκτρονικού εγγράφου

    Δείτε το παρακάτω σχετικό video:
     
       

    Κατεβάστε το αρχείο pdf που σας διατίθεται εδώ με τίτλο "1ο Συνέδριο Athens for Industry" και ανοίξτε το αποκλειστικά με το πρόγραμμα Acrobat Reader.
    Περιηγηθείτε στις πληροφορίες των καρτελών που εμφανίζονται πατώντας α) στο signature panel , β) στο πλαίσιο της υπογραφής του δημιουργού ακριβούς αντιγράφου, γ) στο κουμπί signature properties και δ) στο κουμπί show signature's certificate ώστε να συλλέξετε και να καταγράψετε τις εξής απαντήσεις:
    1. Αν έχουν επέλθει μεταβολές στο ηλεκτρονικό έγγραφο μετά την υπογραφή του τελικού υπογράφοντος
    2. Αν είναι έγκυρη η εγκεκριμένη ηλεκτρονική υπογραφή
    3. Ημέρα και ώρα που υπογράφηκε ηλεκτρονικά
    4. Ποιος είναι ο πάροχος του εγκεκριμένου πιστοποιητικού ηλεκτρονικής υπογραφής 
    5. Πότε λήγει το εγκεκριμένο πιστοποιητικό ηλεκτρονικής υπογραφής του υπογράφοντος (δημιουργού ακριβούς αντιγράφου)
    Για υποβολή των απαντήσεων πατήστε το λινκ που ακολουθεί

  • Κλείνοντας...

    • Ανατροφοδότηση Επιλογή

      Πόσο χρήσιμα θεωρείτε όσα μάθατε στα πλαίσια του συγκεκριμένου επιμορφωτικού για την αποτελεσματικότερη επιτέλεση των υπηρεσιακών καθηκόντων σας;